Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren
und Abschließen von Projekten
Alle Jahre wird eine neue Philosophie durch die Projektmanagement-Blase getrieben
Aber der scheinbare Widerspruch zwischen der klassischen "Wasserfall-" Methode und, "Agile"- Projektmanagement, welches ursprünglich ausschließlich bei Software-Projekten zum Einsatz kam, löst sich auf. Niemand kann etwas gegen frühe Praxistests haben - wo sie denn möglich sind und auch agile Projektteams benötigen, ab einer gewissen Projektgröße, Projekt- und Kommunikationsstrukturen jenseits der Möglichkeiten von Meetings.
Auch das klassische Projektmanagement strebt mit der Überwachungsphase eine frühe Konfrontation des Plans mit der Realität an. In der Praxis vermischen sich diese beiden und weitere Methoden. Entscheidend sind dafür letztendlich die per Definition einzigartigen Anforderungen jedes einzelnen Projektes. Oft ist es ein Hybrid aus klassischem, zielorientiertem Top-Down Projektmanagement unter Einbeziehung agiler Methoden.
Projektmanagement umfasst eine veränderliche Mischung aus Methoden und Techniken, um nach einer normierten Vorgehensweise Projekte zu planen und zu steuern. Viele Begriffe und Verfahrensweisen im Projektmanagement sind mittlerweile etabliert und standardisiert. In den Studiengängen der Ingenieurwissenschaft, Wirtschaftswissenschaft und Informatik werden Grundkenntnisse des Projektmanagements vermittelt.
Weltweit gibt es Verbände, welche sich dem Projektmanagement verschrieben haben
• Das amerikanische Project Management Institute (PMI) mit der PMP-Zertifizierung
• Das britische Office of Government Commerce (OGC) hat sich 2011 von der Prince-2-Zertifizierung getrennt, die seither ebenfalls kommerziell betrieben wird
• Die International Project Management Association (IPMA) mit der IPMA-Zertifizierung die von der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. betrieben wird
Wichtiger als die Zertifizierung ist, dass die grundsätzlich von Branche und Projektinhalt unabhängigen Regeln und Verfahren systematischen Projektmanagements kreativ auf das spezifische Projekt angewandt werden. Projektleiter sind kreativ. Kreativität bedeutet im Projektmanagement Konzepte zu entwerfen, gefundene Lösungen in Frage stellen, zusätzliche Alternativen zu entwickeln und sinnvolle Entscheidungen zu treffen. Die Kreativität in der Durchführung liegt darin, bei Störungen und auftretenden Schwierigkeiten fantasievolle Wege zu finden, die Projektziele, den Kostenrahmen und Terminvorgaben dennoch so weit wie möglich einzuhalten.
Optimierungen und Planungen erfolgen aus der Projektsicht häufig Bottom-Up, orientiert an den einzelnen Aufgaben, während im Projektportfoliomanagement oft Top-down-Vorgaben für das gesamte Projektportfolio angestrebt und verfolgt werden. Zum erfolgreichen Projektabschluss gehört letztlich aber auch Talent-basierter Umgang mit Überraschungen. Ein guter Projektmanager hat in den verschiedenen Projektphasen unterschiedliche Gesichter: Er ist Motivator, Kommunikator, Koordinator und Berater. Er ist der Botschafter des Projektes.
In jedem Fall sind die Randbedingungen der Projekte genau zu prüfen. Dies betrifft insbesondere die genutzten Ressourcen (Kompetenz, Technisches- und Methodisches Umfeld) und kritische Pfade. Konkurrierende Ziele müssen priorisiert, Zielkonflikte gelöst und ein möglichst großer Lösungsraum verhandelt werden.
Inhalte unserer Projektmanagement Seminare
(Zwei Tage)
Unsere Seminare finden zentral in Bonn, Berlin, Frankfurt und München statt. Die Zahl der Teilnehmer ist hier auf max. sechs beschränkt. Im Fall einer Inhouse-Schulung können Sie auch mehr Teilnehmer entsenden. Kontinuierliche Verbesserung heißt kontinuierliche Fortbildung
Wir stellen sicher, dass Sie über die für sicheres Projektmanagement notwendigen Kenntnisse verfügen. In unseren Seminaren, deren Teilnehmerzahl auf maximal sechs beschränkt ist, holen wir Sie ab wo sie stehen und bringen Sie dort hin, wo sie hin-wollen. Haben Sie spezielle Ansprüche an ihr Projektmanagement, besondere didaktische- oder Terminwünsche, so helfen wir gerne im Rahmen einer individuell vereinbarten Inhouse-Schulung, oder eines Workshops in unserem Hause. Kontinuierliche Verbesserung heißt vor allem kontinuierliche Fortbildung!
Projektdefinition
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Vorgaben für die Projektplanung - Gründung des Projektes - Definition des Projektziels - Projektstrukturplan - Organisation des Projekts und der Prozesse.
Grundlagen Projektmanagement
Überblick, Grundlagen, Begriffe des Projektmanagements: Schlüsselfaktoren - Zieldefinition - Lebenszyklus, Projektphasen, Initialisierungsphase, Projektplanung, Projektsteuerung, Projektdokumentation - Magisches Dreieck - Definition Projekt- Definition Projektmanagement - Perspektiven: Sicht des Unternehmens, Sicht des Einzelprojekts - Aktuelle Landschaft der Methoden und Standards im Projektmanagement
Projektarten
Evaluationsprojekt (Die Ausgangslage ist unbekannt, das Ergebnis ist offen) - Explorationsprojekt (Ein bekannter Sachverhalt soll analysiert werden) - Transferprojekt (Eine Lösung soll implementiert werden) Im Transferprojekt entwickelte Algorithmen und Modelle auf andere Tragwerksklassen übertragen.
Projektinitialisierung INITIALISIERUNGSPHASE
Projektidee formulieren - Projektantrag - Antragsprüfung und –Entscheid - Projektauftrag - Projektfreigabe
Projektphasen
Im klassischen Projektmanagement werden Projekte in verschiedene Phasen eingeteilt, um das Projektziel insgesamt auf Teilschritte herunter zu brechen. Jede Phase endet mit einem Meilenstein. Meilensteine sind Entscheidungspunkte an denen festgestellt werden muss ob das Projekt sich im Plan befindet, oder relevante Aktivitäten nachgebessert werden müssen. Oder das Projekt evtl. abgebrochen werden muss.
Einzelne Projektphasen sind in sich abgeschlossene Zeiträume im Projekt, die mit einem Meilenstein enden und ein wichtiges Zwischenergebnis liefern. für viele kleine und mittelgroße Projekte bietet sich ein einfaches und leicht nachvollziehbar Phasenmodell an.
Beim parallelen Phasenmodell trägt man der Tatsache Rechnung, dass zum Weitermachen im Projekt es oft ausreicht, wenn ein großer Teil der Vorgängeraktivitäten bereits abgeschlossen ist. So ist es zum Beispiel möglich mit der Planung zu beginnen, auch wenn die Projekteinrichtung noch nicht zu einhundert Prozent abgeschlossen ist. So ist es zum Beispiel möglich mit der Planung zu beginnen, auch wenn die Projekteinrichtung noch nicht zu einhundert Prozent abgeschlossen ist. Die Gefahr besteht in diesem Zusammenhang darin, dass man entweder Dinge zu früh beginnt, ohne dass alle Voraussetzungen hinreichend gegeben sind und dann auf unvollständiger Basis weitergearbeitet wird. Eine weitere Gefahr besteht darin das vermeintlich unwichtige Dinge nie zu einem Ende gebracht werden.
Beim iterativen Phasenmodell werden verschiedene Phasen in mehreren Schleifen nacheinander durchlaufen, um so mit jeder Schleife ein besseres Ergebnis zu erzielen. Dabei werden so viele Schleifen durchlaufen, bis das gewünschte Ergebnis erreicht ist. Die Gefahr beim iterativen Vorgehen besteht darin, das nicht sauber dokumentiert wird, Ergebnisse nicht ausreichend reflektiert und diskutiert werden und damit eben kein kontinuierlicher Verbesserungsprozess etabliert wird.
Projektplanung: Der Fahrplan für den Projekterfolg
Zeit-, Kosten-und Ressourcenplanung - Planungshorizont und die Planungstiefe - Projektstrukturplanung - Aufwandsschätzung - Ablaufplan - Termin(ein)planung - Einsatzmittelplanung - Kostenplanung -Risikomanagement
Projektstrukturplan (PSP)
Die Gesamtheit der wesentlichen Beziehungen zwischen den Elementen eines Projektes ist das Ergebnis einer Gliederung des Projekts in plan- und kontrollierbare Elemente
Aufgabenmäßige Gliederung des Projektes - Balkendiagramm / Netzplantechnik (P-Netzplan / K-Netzplan) - Vorgangsdefinition (Dauer / Ressource) - Vorgangsverknüpfungen - kritischer Pfad, Pufferzeiten - Meilensteine - Vorwärts- Rückwärtskalkulation - Ressourcenbedarf ermitteln - Ressourcen (Definition / Zuteilung / Einsatzplanung) - Kosten ermitteln - Kostenplan erstellen- computergestützte Projektplanung
Ziele: Terminplan / Ressourcen- bzw. Kostenplan
Aktivitäten mit ihrem Zeitbedarf und ihrem Ablauf ermitteln - Enterprise-Ressourcenpool erstellen - Projektrisiken (Risikomanagement) - Risiken erkennen und systematisieren - Risiken gewichten - Maßnahmenkatalog erstellen
Projektdurchführung DURCHFÜHRUNGSPHASE
Projektsteuerung - Konsequente Projektfortschreibung - Überwachung / Kontrolle (Termine / Ressourcen / Kosten) - Soll-Ist-Vergleich - Kostentypen - Projektstatusbericht (Methoden / Aufbau)
ABSCHLUSSPHASE
Dokumentation und Erfahrungssicherung - Projektübergabe - Projektevaluation
Projektteam
Ressourcenmanagement umfasst die Zuordnung von Ressourcen (Mitarbeiter, Material, Maschinen) nach Fähigkeiten und Verfügbarkeit auf die einzelnen Aufgaben - Definition Team - Grundprinzipien der Teambildung - kleine/große Teams - Rollenverhalten im Team (Selbsteinschätzung / Fremdeinschätzung)
Projektkommunikation
“Formale” und “informale” Kommunikation - E-Mail und in Meeting - Projektbeteiligte angemessen informieren und den Entscheidungsgremien die notwendigen Grundlagen liefern - Die Maßnahmen und Methoden, um einen definierten Qualitätsstandard im Projekt einzuhalten und zu überwachen, sind Teil des Qualitätsmanagements. Grundlagen der Kommunikation - Kommunikation organisieren (Meetings, Berichtswesen, Newsletter etc.) - Kommunikationskultur - Feedbackkultur - Stakeholder und Projektmarketing
Projektleitung
Rolle und Anforderungen - Führungsstile - Kommunikationsfähigkeit - Organisationsfähigkeit - Grundlagen der Motivation - Prinzipien der Entscheidungsfindung
Die Aufgabe des Projektleiters ist riskant. Seine Aufgabe ist es rollenspezifische Funktionalitäten auf die Bedürfnisse, Aufgaben und Fähigkeiten jedes Teammitglieds hin zu optimieren.
Häufig sind Projektleiter auf Details fixiert und berücksichtigen nicht die wechselseitigen Abhängigkeiten der Vorgänge in einem Projekt
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